Când să alegi o imprimantă recondiționată?

Locuri de muncă diferite, cerințe diferite

Imaginează-ți că ai două imprimante multifuncționale mai vechi în compania ta și trebuie să adaugi încă două. Una va imprima documente pentru clienții pentru care te preocupă reproducerea bună a culorilor, scanarea eficientă și disponibilitatea ridicată. Cealaltă va ajunge în contabilitate și își va petrece cea mai mare parte a timpului procesând facturi, contracte, formulare și copii de arhivă.

Puteți pur și simplu să cumpărați două aparate noi. Totuși, aceasta s-ar putea să nu fie soluția cea mai sensă din punct de vedere economic. Ambele locuri de muncă așteaptă ceva diferit de la o imprimantă. Cu imprimanta principală a companiei, puteți utiliza un flux de lucru de scanare mai modern, o mai bună integrare cu sistemele utilizate, funcții de securitate actualizate sau o gestionare mai ușoară. Cu un aparat pentru administrare de rutină, este posibil să nu aveți nevoie de majoritatea acestor lucruri.

Aici apare a treia opțiune între „complet nou” și „complet folosit”. Veți utiliza noul dispozitiv acolo unde îi veți folosi proprietățile specifice. Pentru un loc de muncă mai puțin solicitant, o mașină recondiționată profesional ar putea avea sens.

O astfel de flotă mixtă nu va fi automat cea mai ieftină sau cea mai bună. Dar te obligă să-ți pui o întrebare mai utilă. Nu „ce imprimantă nouă ar trebui să cumpărăm?”, ci „ce trebuie să gestioneze acest loc de muncă anume?”

Ce înseamnă „recondiționat”?

Când începi să te uiți la oferte pentru dispozitive recondiționate, te vei lovi de prima problemă: nomenclatura.

Termenii „utilizat” , „recondiționat” sau „refabricat” nu sunt folosiți la fel peste tot, așa că cuvântul singur din listă nu vă spune ce s-a întâmplat de fapt cu dispozitivul înainte de a fi revândut.

O mașină second-hand poate fi o mașină de la un proprietar anterior pe care vânzătorul a inspectat-o, curățată și predată mai departe. Într-o restaurare mai amănunțită, mașina este dezasamblată, curățată și inspectată, înlocuită cu componente noi uzate, după cum este necesar, și apoi testată funcțional. Cu toate acestea, amploarea acestui proces poate varia în funcție de producător, restaurator, model și piață.

Prin urmare, în acest articol, un dispozitiv recondiționat profesional este definit ca fiind unul care a trecut printr-un proces demonstrabil de inspecție și restaurare. Aceasta include testarea funcțională, termeni de garanție sau service clar definiți și informații despre cine va oferi asistență pentru dispozitiv pe durata funcționării sale continue.

Pentru dispozitivele cu memorie internă, o întrebare importantă este cum se șterg datele utilizatorului anterior.

Așadar, atunci când alegi, nu merită să rămâi la eticheta „recondiționat”. Întreabă ce a inclus mai exact renovarea, ce piese au fost verificate sau înlocuite, ce condiții vei primi în caz de defecțiune și cine va repara dispozitivul.

O mașină de origine neclară după o curățare de bază și un dispozitiv restaurat profesional, cu un istoric documentat al proceselor și service-ului, prezintă două riscuri complet diferite, chiar dacă vânzătorul le poate eticheta cu un cuvânt similar.

Imagine ilustrativă creată cu ajutorul inteligenței artificiale.

Când combinați dispozitive noi și recondiționate

Într-o companie, imprimantele noi și cele recondiționate pot funcționa alături. Veți utiliza dispozitivul mai nou, unde veți beneficia de caracteristicile sale, de perspective mai lungi de asistență sau de o predictibilitate mai mare a funcționării. Un multifuncțional recondiționat poate fi folosit într-un loc de muncă mai puțin solicitant, unde trebuie în principal să imprimați, să copiați și să scanați în mod fiabil documente comune. Cu toate acestea, o astfel de combinație are sens doar dacă economiile nu sunt șterse de operațiuni mai complexe.

Dacă începeți să combinați un număr mare de mărci, generații, drivere și metode de gestionare, este posibil să cheltuiți o parte din economii pe un suport mai complicat. Un mediu divers este mai greu de gestionat, actualizat și întreținut în cadrul unei singure politici de securitate.

Dacă aveți de ales, combinați mașini noi și recondiționate, astfel încât să nu creșteți inutil numărul de platforme pe care compania dvs. trebuie să le suporte.

Prețul de achiziție este doar începutul

O mașină recondiționată poate costa semnificativ mai puțin de achiziționat decât un model nou comparabil. Asta nu înseamnă că vă va costa mai puțin în anii următori. Merită să luați în considerare TCO sau costul total de proprietate.

Nu este nevoie să construiți un model financiar complicat pentru asta. Adăugați la prețul de achiziție tonerul și alte consumabile, service-ul, piesele consumabile și energia. Dacă un proces important depinde de imprimantă, costul oricărei perioade de nefuncționare intră și el în ecuație.

Pentru echipamentele achiziționate printr-un contract de leasing, servicii de imprimare gestionate sau alt model contractual , costul total al serviciului, inclusiv service-ul, timpul de răspuns la defecțiuni și termenii de furnizare a consumabilelor pot fi mai importante decât prețul de achiziție în sine.

Investiția inițială pentru o mașină nouă este de obicei mai mare, dar primii ani de funcționare pot fi mai previzibili. Este posibil să plătiți mai puțin în avans pentru o mașină recondiționată, dar istoricul său anterior, calitatea restaurării și condițiile de service joacă un rol mai important.

O diferență semnificativă în prețul de achiziție se poate diminua rapid dacă echipamentul necesită intervenții frecvente din partea tehnicienilor sau piese scumpe. Cu toate acestea, nu există niciun motiv pentru a presupune automat costuri de service ridicate doar pentru că mașina și-a încheiat deja primul ciclu de viață.

Așadar, atunci când cumperi un produs recondiționat, nu cumperi doar hardware mai ieftin. Cumperi o combinație de preț, durată de viață rămasă, asistență și risc.

Un contor de pagini nu este suficient

În cazul unei mașini second-hand, te uiți în mod natural la numărul de kilometri parcurși. În cazul unei imprimante de birou, numărul de pagini imprimate joacă un rol indicativ similar. Dar contorul în sine nu este suficient.

O sută de mii de pagini pot reprezenta o parte semnificativă din durata de viață a unui dispozitiv de birou mic, deși reprezintă o utilizare relativ redusă pentru un dispozitiv mai robust, conceput pentru volume semnificativ mai mari. Fără context, numărul nu vă spune dacă dispozitivul este utilizat puțin sau intens.

Vechimea mașinii, istoricul acesteia, starea componentelor, modul în care a fost operată anterior și piesele care au fost inspectate sau înlocuite în timpul restaurării sunt, de asemenea, importante.

Prin urmare, nu are prea mult rost să căutăm o regulă universală precum „cumpărați o imprimantă recondiționată doar până la un anumit număr de pagini”. Este mult mai util să știm cărei clase de design îi aparține dispozitivul și în ce stare intră în următorul ciclu de viață.

Cu o renovare bine documentată, nu doar cumpărați hardware existent. Cumpărați și un grad mai mare de certitudine cu privire la starea acestuia.

Imagine ilustrativă creată cu ajutorul inteligenței artificiale.

Durabilitatea mecanică nu este totul

Cu un dispozitiv multifuncțional mai vechi, s-ar putea să vă puneți mai întâi o întrebare simplă: funcționează? Astăzi, acest lucru nu mai este suficient.

O imprimantă modernă nu este doar un mecanism care aplică toner pe hârtie. Este un dispozitiv conectat la o rețea corporativă.

Are firmware, o interfață administrativă, protocoale de rețea, conturi de utilizator, autentificare și adesea stocare internă. Comunică cu computere, servicii de directoare, e-mail, servicii cloud și sisteme de documente.

Din punct de vedere mecanic, s-ar putea să mai aibă ani de funcționare în față, în timp ce din punct de vedere IT începe deja să devină o problemă.

De exemplu, este posibil ca producătorul să nu ofere același nivel de actualizări pentru un model mai vechi ca și pentru dispozitivele actuale. Compatibilitatea cu noile sisteme de operare, metode de autentificare, standarde de imprimare sau management centralizat poate deveni din ce în ce mai dificilă.

Platformele de calculatoare în sine și modul în care acestea funcționează cu imprimantele și driverele se schimbă, de asemenea. Un model mai vechi s-ar putea să nu înceteze imprimarea peste noapte, dar pentru un dispozitiv pe care doriți să îl utilizați în următorii câțiva ani, nu este suficient să îi verificați funcționalitatea astăzi.

Prin urmare, la recondiționare, ar trebui să știți și dacă dispozitivul va putea fi utilizat în mod rezonabil în mediul IT în perioada planificată.

În unele cazuri , perspectiva pe termen lung a asistenței software și de securitate poate fi motivul pentru a alege o mașină nouă în locul uneia refabricate, solidă din punct de vedere mecanic.

O imprimantă recondiționată economisește materiale, dar ce se întâmplă cu energia?

Beneficiile de mediu ale remanufacturării sunt cele mai evidente în cazul hardware-ului în sine. Pentru a produce un nou dispozitiv multifuncțional, trebuie obținute materii prime, trebuie fabricate materiale plastice, metale și componente electronice, iar dispozitivul trebuie asamblat și transportat. Cu remanufacturarea profesională, o parte din valoarea deja creată rămâne în circulație, în loc să se înlocuiască întreaga mașină funcțională cu una nouă.

Totuși, gradul de reutilizare a componentelor poate varia semnificativ între dispozitive și procese de remanufacturare, așadar informațiile furnizate de producător sau de remanufacturator ar trebui întotdeauna aplicate programului și modelului specific, nu imprimantelor remanufacturate în general.

Datele privind amprenta de carbon ar trebui interpretate într-un mod similar. Un impact mai mic asupra mediului în timpul reînnoirii și distribuției dispozitivului nu înseamnă automat o amprentă mai mică pe întregul ciclu de viață. După implementarea în companie, consumul devine, de asemenea, decisiv.

Un dispozitiv mai nou poate consuma mai puțină energie electrică, poate intra mai rapid în modul de economisire a energiei sau poate funcționa mai eficient sub o anumită sarcină. Cu toate acestea, o mașină mai veche nu este în mod automat dezavantajoasă din punct de vedere energetic. Depinde de model, setări, modul de utilizare și intensitatea imprimării.

La volume mici de imprimare, extinderea duratei de viață a hardware-ului deja fabricat poate fi mai importantă. La volume mari, diferența de eficiență energetică poate deveni mai importantă.

Fără date specifice despre model, nu are sens să declarăm o mașină recondiționată sau nouă drept o opțiune universal mai ecologică. Avantajul recondiționării este în principal acela că prelungește durata de viață a hardware-ului care a fost deja fabricat.

Ce să verificați înainte de a cumpăra

Înainte de a lua o decizie cu privire la o imprimantă recondiționată, ar trebui să știți cel puțin:

• modelul exact și vârsta aproximativă a dispozitivului
• Starea contorului în contextul clasei de proiectare a mașinii
• amploarea inspecției și restaurării efectuate
• informații despre piesele de uzură înlocuite sau verificate
• condiții de garanție sau de service
• disponibilitatea consumabilelor și a pieselor de schimb
• actualizarea firmware-ului și perspectiva unui suport software suplimentar
• Cum se șterg datele anterioare ale utilizatorului dacă dispozitivul are memorie internă
• compatibilitatea cu sistemele de operare, autentificarea și metodele de gestionare
• costuri operaționale estimate pentru volumul real de imprimare

Dacă vânzătorul nu poate răspunde la întrebări de bază despre starea, originea și service-ul dispozitivului, prețul scăzut în sine nu este un argument suficient pentru achiziționarea acestuia.

Noutate unde poți folosi avantajele sale

Când luați o decizie, nu începeți cu un catalog de imprimante. Mai întâi, împărțiți-vă stațiile de lucru în funcție de ceea ce aveți nevoie cu adevărat de la ele.

Unde este importantă disponibilitatea ridicată? Unde veți utiliza funcțiile de securitate actuale, fluxurile de lucru moderne sau rezultatele color de înaltă calitate? Unde vă așteptați la o perioadă lungă de funcționare continuă? Și unde aveți nevoie de fapt să imprimați, să copiați și să scanați în mod fiabil documente comune?

Abia atunci are sens să abordăm hardware specific.

Un echipament multifuncțional recondiționat profesional poate fi o modalitate rentabilă de a vă extinde flota de imprimante fără a aloca același capital în fiecare locație. Cu toate acestea, aveți nevoie de o durată de viață rămasă rezonabilă, service accesibil, costuri de funcționare rezonabile și perspectiva unui suport software și de securitate.

O mașină nouă are mai mult sens acolo unde veți utiliza cu adevărat capacitățile sale mai noi sau unde predictibilitatea mai mare a funcționării merită prețul de intrare mai mare.

Cele mai mari economii s-ar putea să nu provină din găsirea unei imprimante mai ieftine. Ar putea proveni pur și simplu din renunțarea la cumpărarea aceluiași dispozitiv de aceeași clasă pentru locuri care nu au nevoie de el.

Notă a editorului: Imaginea ilustrativă de deschidere a fost creată folosind inteligența artificială.