Hârtie, cloud sau haos

Arhivarea documentelor într-o firmă mică

ANAF anunță un control fiscal. Contabila care a lucrat la voi câțiva ani a plecat acum două luni. Facturile din 2019 sunt undeva stocate – poate în Gmail, poate într-un dosar, poate pe laptopul ei vechi. Aveți trei zile.

Nu este un scenariu catastrofal dintr-un film. Este o situație în care ajung în mod real firme care funcționează bine, dar nu s-au gândit niciodată unde anume ajung documentele lor.

Ce spune legea

Legislația română are reguli clare cu privire la ce trebuie să păstrați și cât timp. Documente contabile, documente de salarizare, contracte, documente justificative pentru TVA. Termenele diferă în funcție de tipul documentului și se pot modifica în timp. Legea contabilității nr. 82/1991, modificată prin Legea nr. 36/2023, stabilește că registrele contabile obligatorii și documentele justificative se păstrează 5 ani calculați de la 1 iulie a anului următor exercițiului financiar încheiat; situațiile financiare se păstrează 10 ani. Cele mai sigure informații le obțineți de la contabilul sau avocatul dumneavoastră. Nu este birocrație inutilă, ci o discuție care vă poate scuti de bătăi de cap serioase la primul control.

Dacă nu sunteți sigur că mai aveți nevoie de un document, păstrați-l. Puteți distruge oricând. Nu puteți recupera niciodată un document care nu mai există.

Recomandăm

Cutie de arhivă, A4, 150 mm, carton, VICTORIA OFFICE, albastru-alb

Fabricat din carton cu trei straturi, potrivit pentru depozitarea documentelor în format A4, opțiune de scriere, arhivare rapidă și economică atunci când este pliat, cotor: 15 cm, deschidere pentru extragere, dimensiuni: 260x150x320 mm. Marcă: VICTORIA OFFICE. Producător: Corwell Kft. Adresă: Dunakeszi 2120, Pallag utca 37, Ungaria. Web: https://victoriaoffice.eu/ Email: [email protected]

7,45 Lei cu TVA 6,16 Lei fără TVA

În stoc

1+ buc

− +

În coș

Arhiva revistei Herlitz Economy, verde

Cutie de carton pentru depozitarea revistelor.Latime spate 7 cm. Pachet mai mare de 50 buc. Spate: 7 cm Culoare: verde

7,53 Lei cu TVA 6,22 Lei fără TVA

În stoc

10+ buc

− +

În coș

Promoţie

Cutie de arhivă cu capac cu balamale DONAU maro 560×370×315 mm

Cutie de arhivă din carton cu trei straturi de 450 g cu certificat FSC® (lemnul pentru producția sa provine din păduri gestionate durabil), fără acid (pH 7,5). Potrivit pentru stocarea și arhivarea cutiilor de arhivă. Rapid și ușor de pliat. Orificii laterale pentru transport, preimprimate pentru descriere pe laterale. Livrat dezasamblat. Pachet mai mare de 5 buc. Dimensiuni: 560 × 370 × 315 mm. Capacitate: 6 cutii de arhivă cu lățimea spate de 8 cm, 5 cutii de arhivă cu lățimea spate de 10 cm, 4 cutii de arhivă cu lățimea spate de 12 cm, 2 cutii de arhivă cu lățimea spate de 15,5 cm + 1 cutie de arhivă cu o latime spate de 20 cm sau 2 cutii de arhiva cu latimea spate de 20 cm + 1 cutie de arhiva cu latimea spate de 10 cm. Culoarea maro

45,92 Lei 34,87 Lei cu TVA 28,82 Lei fără TVA

În stoc

5+ buc

− +

În coș

Arhiva revistei Herlitz Economy, galbenă

Cutie de carton pentru depozitarea revistelor.Latime spate 7 cm. Pachet mai mare de 50 buc. Spate: 7 cm Culoare: galben

7,53 Lei cu TVA 6,22 Lei fără TVA

În stoc

5+ buc

− +

În coș

Cutie de arhivă EMBA TIP II/450 R:110x450x320 mm

Cutie pentru arhivare solicitantă - singurul ambalaj de pe piața slovacă pentru predarea documentelor cu marca „A” către Arhivele Statului. Realizat din carton neted de arhivă. Dimensiuni (lxhxd) 110 x 450 x 320 mm.

35,14 Lei cu TVA 29,04 Lei fără TVA

În stoc

1+ buc

− +

În coș

Arhiva revistelor Herlitz Economy alb mat

Cutie de carton pentru depozitarea revistelor.Latime spate 7 cm. Pachet mai mare de 50 buc. Spate: 7 cm Culoare: alb mat

6,99 Lei cu TVA 5,78 Lei fără TVA

În stoc

1+ buc

− +

În coș

Arhiva revistei Herlitz Economy roșu închis

Cutie de carton pentru depozitarea revistelor. Latime spate 7 cm. Pachet mai mare de 50 buc. Spate: 7 cm Culoare: roșu închis.

6,99 Lei cu TVA 5,78 Lei fără TVA

În stoc

5+ buc

− +

În coș

Cutie de arhivă, A4, 80 mm, carton, VICTORIA OFFICE, natural

Fabricat din carton cu trei straturi (marcaj: 321 B) Potrivit pentru depozitarea documentelor în format A4 Arhivare rapidă și economică posibilă atunci când este desfăcut Cotor: 10 cm Deschidere pentru extragere Marcă: VICTORIA OFFICE Producător: Corwell Kft Adresă: Dunakeszi 2120, Pallag utca 37. Ungaria Web: https://victoriaoffice.eu/ Email: [email protected]

6,06 Lei cu TVA 5,01 Lei fără TVA

În stoc

1+ buc

− +

În coș

Arhiva revistelor DONAU 80mm albastră

Suport pliabil stabil din carton cu trei straturi cu certificat FSC® (lemnul pentru producerea acestuia provine din păduri gestionate durabil) pentru arhivarea revistelor, cataloagelor etc. până la format A4. Latime spate 80 mm, deschidere pentru manevrare usoara, pretiparire pentru descriere. Poate fi folosit singur sau în combinație cu cele de arhivă cutii. Pachet mai mare de 20 buc. Latime spate: 80 mm Culoarea albastra

5,93 Lei cu TVA 4,90 Lei fără TVA

În stoc

5+ buc

− +

În coș

Suport pentru reviste A4 JUNIOR pliabil - albastru

Un suport pentru reviste de birou din plastic/albastru care este pliabil. Ambalat într-un cuier.

14,71 Lei cu TVA 12,16 Lei fără TVA

În stoc

10+ buc

− +

În coș

Cutie de arhivă DONAU 80mm roșie

Cutie de arhivă din carton cu trei straturi cu certificat FSC® (lemnul pentru producția sa provine din păduri gestionate durabil), fără acid (pH 7,5). Potrivit pentru arhivarea documentelor până în format A4, cu o deschidere pentru manipulare ușoară. Opțiune de arhivare și a liantului Donau. Preprinturile pentru descriere pe părțile lungi și scurte permit depozitarea atât în poziție orizontală, cât și în poziție verticală. Cutia poate fi folosită singură sau în combinație cu cutii de arhivă. Greutate 390 g. Dimensiuni 297x80x339mm. Pachet mai mare de 20 buc. Spate: 80 mm Culoarea rosie

10,25 Lei cu TVA 8,47 Lei fără TVA

În stoc

10+ buc

− +

În coș

Cutie de arhivă Fellowes BANKERS BOX 80mm gri/alb

Element de bază pentru arhivarea documentelor în format A4. Descriptiv pe spate și capac. Latime spate 80 mm. Dimensiuni (L × H × D) 80 × 260 × 325 mm. Livrat dezasamblat. Pachet mai mare de 20 buc. Culoare gri/alb. Dimensiuni in cm: 8x26x32,5 Culoare: gri/alb

9,12 Lei cu TVA 7,54 Lei fără TVA

În stoc

1+ buc

− +

În coș

Cutie de arhivă, A4, 80 mm, carton, VICTORIA OFFICE, albă

Fabricat din carton triplu (marcaj: 321 B) Potrivit pentru depozitarea documentelor în format A4 Arhivare rapidă și economică posibilă atunci când este desfăcut Cotor: 8 cm Deschidere pentru scoatere în cutie: 20 buc Marcă: VICTORIA OFFICE Producător: Corwell Kft Adresă: Dunakeszi 2120, Pallag utca 37. Ungaria Web: https://victoriaoffice.eu/ Email: [email protected]

6,20 Lei cu TVA 5,12 Lei fără TVA

În stoc

10+ buc

− +

În coș

Arhiva revistei Herlitz Economy, neagră

Cutie de carton pentru depozitarea revistelor. Latime spate 7 cm. Pachet mai mare de 50 buc. Spate: 7 cm Culoarea neagra

6,99 Lei cu TVA 5,78 Lei fără TVA

În stoc

5+ buc

− +

În coș

Arhiva revistei Herlitz Ladylike Butterfly

Arhivă pentru reviste din linia de produse Ladylike din carton ondulat. Latime spate 7,5 cm, deschidere pe partea din spate. Dimensiuni 30,7 × 22,5 × 75 mm. Pachet mai mare de 50 buc. Motiv fluture

12,91 Lei cu TVA 10,67 Lei fără TVA

În stoc

50+ buc

− +

În coș

Cutie de arhivă DONAU 200mm maro

Cutie de arhivă din carton cu trei straturi cu certificat FSC® (lemnul pentru producția sa provine din păduri gestionate durabil), fără acid (pH 7,5). Potrivit pentru arhivarea documentelor până în format A4, cu o deschidere pentru manipulare ușoară. Opțiunea de a arhiva și liantul Donau. Preprinturile pentru descriere pe părțile lungi și scurte permit depozitarea atât în poziție orizontală, cât și în poziție verticală. Cutia poate fi folosită singură sau în combinație cu cutii de arhivă. Greutate 390 g. Pachet mai mare de 20 buc. Spate: 200 mm Culoarea maro

20,50 Lei cu TVA 16,94 Lei fără TVA

În stoc

100+ buc

− +

În coș

Unde arhivează în realitate firmele mici

Majoritatea firmelor mici nu au un sistem de arhivare. Au un haos de arhivare care, de obicei, funcționează. Facturile vin pe e-mail și rămân în inbox. Contractele le salvează fiecare cum îl taie capul – cineva în Dropbox, altcineva direct pe desktop-ul laptopului. Ceva este tipărit și îndosariat, altceva a rămas pe dispozitivul angajatului care a plecat acum doi ani.

Atât timp cât totul merge normal, nimeni nu se gândește la asta. Problema apare tocmai când nu te aștepți – un control ANAF, un litigiu cu un client, un contabil nou care preia dosarele. Atunci afli dacă sistemul tău era cu adevărat un sistem sau doar o serie de coincidențe fericite.

sursă: canva

Ce funcționează cu adevărat într-o firmă mică

Nu aveți nevoie de software scump sau de un specialist IT. Aveți nevoie de un sistem pe care să îl poată folosi oricine din echipă – inclusiv cel care va intra în firmă peste un an.

Baza o aveți probabil deja. Google Workspace sau Microsoft 365, pe care majoritatea firmelor mici le plătesc pentru e-mail și colaborare, sunt suficiente ca arhivă digitală solidă. Problema nu este de obicei spațiul de stocare, ci faptul că fiecare salvează lucrurile în felul său. Este suficient să vă înțelegeți o dată asupra unei logici comune: facturi primite și emise separate pe ani, contracte într-un singur loc, documente de salarizare separat. Trebuie să o respecte toți – nu doar cel care a gândit sistemul.

Hârtia nu a dispărut din birouri și nu va dispărea. Un contract cu semnătură olografă are altă greutate într-un litigiu decât un PDF. Documente cu ștampilă oficială unele instituții le cer în continuare în original. O copie tipărită de rezervă a unui contract esențial vă poate salva în caz de cădere a sistemului sau pierdere neașteptată a accesului la cloud.

Un obicei bun, care merită adoptat, este simplu: orice document fizic pe care îl primiți sau îl semnați, scanați-l imediat și salvați-l digital. Originalul merge în dosar, copia este imediat accesibilă. De aceea un scaner sau o imprimantă multifuncțională are o valoare zilnică concretă într-o firmă mică – nu este un upgrade tehnologic, este un instrument de lucru.

Back-up-ul este un capitol pe care majoritatea firmelor îl amână până când au nevoie de el. Cloud-ul este fiabil, dar nu infailibil – fișierele pot fi șterse din greșeală, accesul la conturi se poate pierde, serviciile pot cădea. Un hard disk extern la birou, actualizat o dată pe lună, nu este o soluție elegantă, dar este funcțională. Și un lucru important: asigurați-vă că la back-up are acces și altcineva în afară de proprietarul firmei.

Securitate: cine are acces la documentele dumneavoastră

Arhivarea și securitatea sunt două fețe ale aceleiași monede – și pe a doua firmele mici o uită mult mai des.

Începeți cu o întrebare simplă: cine din echipă are acces la ce? În multe firme mici, toți împart o singură parolă la căsuța poștală sau la spațiul de stocare al firmei. Când cineva pleacă – și nu întotdeauna în condiții bune – constatați că nu mai aveți control asupra cine mai vede facturile, contractele și documentele de salarizare.

Soluția nu este complicată. Instrumentele cloud pe care le folosiți deja permit configurarea accesurilor individuale pentru fiecare membru al echipei. Când un angajat pleacă, îi revocați accesul în cinci minute. Documentele firmei rămân unde trebuie să fie.

Merită să vă gândiți și la GDPR. Dacă arhivați documente cu date personale – state de plată, contracte cu angajații, date de facturare ale clienților – vi se aplică regulile privind cât timp și în ce mod păstrați aceste date. Principiul de bază: păstrați doar ce aveți cu adevărat nevoie, doar atât timp cât trebuie, și cu acces doar pentru cei care au nevoie reală.

Securitatea fizică este poate cel mai subestimat aspect. Un dosar pe un raft deschis la recepție, unde intră orice client sau curier, nu este o arhivă. Documentele cu date sensibile aparțin unui spațiu încuiat – nu pentru că nu ați avea încredere în cineva, ci pentru că nu oricine intră în biroul dumneavoastră este colegul dumneavoastră. Același lucru este valabil pentru distrugerea documentelor: actele cu date personale trebuie să ajungă la tocător, nu în coșul de lângă imprimantă.

Când sistemul dumneavoastră nu mai este suficient

Majoritatea firmelor nu se gândesc la arhivare până nu se lovesc de o problemă concretă. Unele situații sunt însă un semnal clar că ceva nu funcționează:

• Găsirea unui document specific durează mai mult de cinci minute.
• Plecarea unui angajat înseamnă că unele fișiere pur și simplu dispar.
• Nu știți unde sunt facturile de acum trei ani.
• Ultima copie de rezervă a fost făcută de cineva care nu mai lucrează de mult la voi.

Niciuna dintre aceste situații nu este o catastrofă – până când devine. Și acela este exact momentul în care este prea târziu să le rezolvați.

De unde să începeți

Arhivarea nu trebuie să fie complicată. Trebuie însă să funcționeze și atunci când o gestionați sub presiune.

Nu trebuie să schimbați totul dintr-o dată. Deschideți spațiul de stocare cloud al firmei, stabiliți împreună cu echipa o logică comună de salvare și începeți să o folosiți de astăzi. Dacă reușiți să o respectați consecvent o lună, aveți un sistem. Iar când peste un an vine controlul ANAF și contabila care se ocupa de dosare nu mai lucrează de mult la voi, veți ști unde sunt facturile.

Articolul are caracter informativ. Pentru obligații legale și contabile specifice, recomandăm consultarea unui specialist.