Imprimarea în companie: costurile ascunse ale documentelor de birou

S-au majorat costurile de imprimare în compania dumneavoastră, deși consumul de hârtie și tonere nu a crescut semnificativ? Scenariul tipic arată mereu la fel. Aproape întotdeauna se începe cu prețul tonerelor sau se caută un furnizor nou. La prima vedere, are sens. Numai că astfel se rezolvă doar ceea ce este vizibil. Imprimarea nu mai este astăzi o problemă tehnologică. Este o problemă de comportament. Iar aceasta nu se schimbă fără date și reguli de bază.

Imprimarea nu mai este singurul mod de lucru cu documentele, dar costurile persistă

Nu demult, imprimarea era o parte automată a muncii. Documentul se crea și se imprima. Astăzi, o mare parte din activitate s-a mutat în digital, dar costurile de imprimare nu scad în același ritm.

Motivul este simplu: tehnologia s-a schimbat, obiceiurile nu.

În companii se imprimă mai puțin, dar adesea fără control. Echipamentele au rămas, procesele s-au adaptat însă doar parțial. Rezultatul este un paradox: volumul de imprimare scade, dar costurile stagnează sau cresc. Firmele se concentrează pe ceea ce este vizibil, dar le scapă modul în care imprimarea funcționează cu adevărat.

Recomandăm

Promoţie

Cadou

CASHBACK

Cartuş Epson 103, negru (black), alternativ

Casetă (cartuş) cu cerneală alternativă cu capacitatea de 70 ml este produsă după normele ISO, prin care este asigurată compatibilitatea completă cu imprimantele Epson.

14,52 Lei 13,07 Lei cu TVA 10,80 Lei fără TVA

În stoc

100+ buc

Alternativ

negru

70 ml

− +

În coș

Promoţie

Cadou

CASHBACK

Cartuş Epson 103, C13T00S64A, T00S64A, CMYK, multipack, alternativ

Casetă (cartuş) cu cerneală alternativă cu capacitatea de 4 x 70 ml este produsă după normele ISO, prin care este asigurată compatibilitatea completă cu imprimantele Epson.

54,45 Lei 49,01 Lei cu TVA 40,50 Lei fără TVA

În stoc

100+ buc

Alternativ

multipack

4 x 70 ml

− +

În coș

Promoţie

Cadou

CASHBACK

Toner Brother TN2590XL, TN-2590XL, negru (black), alternativ

Toner laser alternativ cu capacitatea de 3000 pagini de la producător cu ani de experiență în producția de tonere laser. Tonerul este de calitate comparabilă cu tonerul laser original.

74,78 Lei 67,30 Lei cu TVA 55,62 Lei fără TVA

În stoc

50+ buc

Alternativ

negru

3000 pagini

− +

În coș

Promoţie

Hârtie de copiere Q-Connect Multi-Purpose A4

Hârtie universală multifuncțională pentru copiere, pentru utilizare zilnică în imprimante laser, imprimante cu jet de cerneală și copiatoare. Clasa: C Grosime: 102 microni ± 2 Albeață: 146 CIE ± 3 Opacitate: 93% +2/-1 ECF - fără clor elementar 500 de coli Culoare: alb

31,23 Lei 22,95 Lei cu TVA 18,97 Lei fără TVA

În stoc

1000+ buc

− +

În coș

Hârtie de birou, A4, 80 g, WINNER, 500 de coli

hârtie universală de birou potrivit pentru copiatoare, faxuri, imprimante laser și cu jet de cerneală alb ridicat CIE 146 – performanță excelentă în utilizare potrivit și pentru copierea față-verso raport preț-calitate favorabil fiabilitate pentru fiecare zi produs ecologic cu certificare EU Ecolabel a primit certificatul PEFC, îndeplinind cerințele managementului durabil al pădurilor recunoscute la nivel internațional

23,79 Lei cu TVA 19,66 Lei fără TVA

În stoc

5+ buc

− +

În coș

Promoţie

Cadou

CASHBACK

Cartuş HP 305 XXL, 6ZA94AE, pachet de două, multipack, alternativ

Casetă (cartuş) cu cerneală alternativă cu capacitatea de 2 x 18 ml este produsă după normele ISO, prin care este asigurată compatibilitatea completă cu imprimantele HP.

181,50 Lei 163,35 Lei cu TVA 135,00 Lei fără TVA

În stoc

10+ buc

Alternativ

multipack

2 x 18 ml

− +

În coș

Promoţie

Hârtie de copiat Q-Connect A4, 80g

Hârtie albă TCF (fără clor), fără lemn, potrivită pentru utilizarea zilnică la birou în imprimante laser, copiatoare și imprimante cu jet de cerneală alb-negru și aparate de fax. Parametri tehnici: alb CIE 146 ± 3, opacitate (opacitate) 90%, rugozitate 200 ± 50 ml/min., Grosime 106 ± 4 mic. Format: A4 Greutate: 80 g Culoare albă

28,60 Lei 23,98 Lei cu TVA 19,82 Lei fără TVA

În stoc

1000+ buc

− +

În coș

Promoţie

Cadou

CASHBACK

Toner HP CE285A (85A), negru (black), alternativ

Toner laser alternativ cu capacitatea de 2000 pagini de la producător cu ani de experiență în producția de tonere laser. Tonerul este de calitate comparabilă cu tonerul laser original.

43,62 Lei 39,26 Lei cu TVA 32,45 Lei fără TVA

În stoc

100+ buc

Alternativ

negru

2000 pagini

− +

În coș

Promoţie

Cadou

CASHBACK

Cartuş Canon PG-540 XL+ CL-541 XL, pachet de două, multipack, alternativ

Casetă (cartuş) cu cerneală alternativă cu capacitatea de 23 ml + 22 ml este produsă după normele ISO, prin care este asigurată compatibilitatea completă cu imprimantele Canon.

236,80 Lei 213,12 Lei cu TVA 176,13 Lei fără TVA

În stoc

10+ buc

Alternativ

multipack

23 ml + 22 ml

− +

În coș

Promoţie

Cadou

CASHBACK

Toner Brother TN-B023, TNB023, negru (black), alternativ

Toner laser alternativ cu capacitatea de 2000 pagini de la producător cu ani de experiență în producția de tonere laser. Tonerul este de calitate comparabilă cu tonerul laser original.

37,39 Lei 33,65 Lei cu TVA 27,81 Lei fără TVA

În stoc

50+ buc

Alternativ

negru

2000 pagini

− +

În coș

Promoţie

Cadou

CASHBACK

TonerDepot toner Brother TN2590XL, TN-2590XL, PREMIUM, negru (black)

Cartuşul toner marca TonerDepot vă va asigura întodeauna o imprimare de calitate. Capacitatea lui este de 3000 pagini. Calitatea tonerului laser TonerDepot este la nivelul materialului consumabil original.

99,70 Lei 84,75 Lei cu TVA 70,04 Lei fără TVA

În stoc

50+ buc

Premium

negru

3000 pagini

− +

În coș

Promoţie

Cadou

CASHBACK

Cartuş Canon CLI-581 XXL CMYK, PGI-580 XXL, 5-pack, multipack, alternativ

Casetă (cartuş) cu cerneală alternativă cu capacitatea de 27 ml + 4 x 12,5 ml este produsă după normele ISO, prin care este asigurată compatibilitatea completă cu imprimantele Canon.

59,21 Lei 53,29 Lei cu TVA 44,04 Lei fără TVA

În stoc

100+ buc

Alternativ

multipack

27 ml + 4 x 12,5 ml

− +

În coș

Promoţie

Cadou

CASHBACK

Toner HP 135X, W1350X, negru (black), alternativ

Toner laser alternativ cu capacitatea de 2400 pagini de la producător cu ani de experiență în producția de tonere laser. Tonerul este de calitate comparabilă cu tonerul laser original.

112,17 Lei 100,95 Lei cu TVA 83,43 Lei fără TVA

În stoc

5+ buc

Alternativ

negru

2400 pagini

− +

În coș

Promoţie

Cadou

CASHBACK

Cartuş Canon PG-545XL + CL-546XL, pachet de două, multipack, alternativ

Casetă (cartuş) cu cerneală alternativă cu capacitatea de 18 ml + 17 ml este produsă după normele ISO, prin care este asigurată compatibilitatea completă cu imprimantele Canon.

180,71 Lei 162,65 Lei cu TVA 134,42 Lei fără TVA

În stoc

10+ buc

Alternativ

multipack

18 ml + 17 ml

− +

În coș

Promoţie

Cadou

CASHBACK

Cartuş Canon PGI-580 XXL, 1970C001, negru (black), alternativ

Casetă (cartuş) cu cerneală alternativă cu capacitatea de 27 ml este produsă după normele ISO, prin care este asigurată compatibilitatea completă cu imprimantele Canon.

12,46 Lei 11,22 Lei cu TVA 9,27 Lei fără TVA

În stoc

100+ buc

Alternativ

negru

27 ml

− +

În coș

Promoţie

Cadou

CASHBACK

Toner Xerox 106R02773 (3020, 3025), negru (black), alternativ

Toner laser alternativ cu capacitatea de 1500 pagini de la producător cu ani de experiență în producția de tonere laser. Tonerul este de calitate comparabilă cu tonerul laser original.

90,75 Lei 81,68 Lei cu TVA 67,50 Lei fără TVA

În stoc

100+ buc

Alternativ

negru

1500 pagini

− +

În coș

Firmele optimizează partea greșită a problemei

Hârtia și tonerul sunt primele lucruri pe care le observă o firmă. Sunt articole ușor de contabilizat și comparat. Tocmai de aceea distrag adesea atenția de la esență.

În majoritatea birourilor, ele nu reprezintă cea mai mare parte a costurilor. Acestea apar în altă parte – în service-ul echipamentelor, gestionarea lor în rețea, remedierea defecțiunilor și mai ales în timpul oamenilor care lucrează zilnic cu imprimarea.

Timpul este cel mai frecvent ignorat. Câteva minute pe zi așteptarea la echipament, reimprimarea sau rezolvarea unor probleme minore se transformă, la zeci de angajați, într-un cost real. La 30 de persoane, sunt aproximativ 50 de ore pe lună. O săptămână de muncă fără niciun beneficiu direct.

Firmele rezolvă prețul tonerului, dar ignoră procesul care generează costurile.

Cea mai scumpă imprimare este cea pe care nu o vedeți

Imprimarea în sine nu este scumpă. Costisitor este modul în care este utilizată.

O situație frecventă: un document se imprimă pentru o ședință, se modifică, se imprimă din nou și, la final, ajunge la coș. O singură copie costă câțiva bani, așa că nimeni nu o ia în seamă. În total, însă, vorbim de zeci până la sute de pagini pe zi.

Același tipar se repetă și în alte situații. În companii există adesea mai multe echipamente decât este necesar, se imprimă «de siguranță» și lipsesc regulile de bază care ar ține lucrurile sub control. În plus, de cele mai multe ori nimeni nu știe exact cine imprimă cât și de ce.

Aceste pierderi nu apar izolat. Sunt sistematice și tocmai de aceea sunt greu de identificat.

Cea mai scumpă imprimare nu este cea de pe factură. Este cea de care firma nici nu este conștientă, pentru că nu o măsoară.

sursă: canva

Ce funcționează cu adevărat (și unde se lovește de realitate)

Când firmele decid să abordeze imprimarea, încep adesea cu tehnologia. Înlocuiesc echipamentele sau caută un furnizor mai ieftin. Este un pas logic, dar de obicei rezolvă doar o parte a problemei.

Reducerea numărului de echipamente poate simplifica administrarea și reduce costurile de service, dar se lovește rapid de comportamentul oamenilor. Angajații nu vor să meargă până la celălalt capăt al etajului, apar cozi și documentele sensibile necesită imprimare locală. Fără schimbarea obiceiurilor, problema se mută doar.

La fel stau lucrurile cu sistemele de gestionare a imprimării. Cel mai mare beneficiu al lor nu este tehnic, ci comportamental. Odată ce firma vede cine imprimă, cât și la ce cost, comportamentul se schimbă în mod natural. Oamenii imprimă mai puțin când știu că activitatea este monitorizată.

Digitalizarea are un potențial și mai mare, deoarece poate elimina complet nevoia de imprimare. Nu totul merită digitalizat, însă. Documentele juridice, semnăturile sau procesele interne rămân adesea în formă hibridă. Aspirația spre un birou complet fără hârtie se lovește, în general, de realitatea operațională de zi cu zi.

Impactul ecologic: un efect secundar al optimizării

Imprimarea are și o dimensiune de mediu, dar majoritatea firmelor nu o abordează în primul rând din motive ecologice. Este mai degrabă un efect secundar.

Impactul se produce pe întregul ciclu de viață, de la producția hârtiei și a tonerelor, prin logistică, până la consumul de energie și deșeuri. Vestea bună este că economia și ecologia merg aici în aceeași direcție. Mai puțină imprimare inutilă înseamnă costuri mai mici și o amprentă mai redusă asupra mediului.

Beneficiul ecologic este real, dar rareori este motivul principal pentru care firmele optimizează imprimarea.

Când merită să abordezi problema

Nu orice companie are nevoie de o optimizare complexă a imprimării. La echipele mici, este adesea o problemă marginală, fără impact semnificativ.

Situația se schimbă odată cu creșterea companiei. La zeci de angajați, fără reguli de bază, apar costuri inutile. În organizațiile mari, fără măsurare și gestionare a imprimării, compania pierde aproape sigur bani doar că nu îi vede direct.

Cea mai frecventă greșeală rămâne aceeași: firma investește în tehnologie înainte de a-și înțelege propriul comportament.

De unde să începi ca să aibă sens

Nu începeți cu achiziții, ci cu date. Baza este să știți cum este utilizată cu adevărat imprimarea în companie.

Este suficient să răspundeți la câteva întrebări:

• câte pagini se imprimă lunar
• cine imprimă cel mai mult
• care este costul pe pagină

Simpla vizibilitate a acestor date conduce adesea la schimbarea comportamentului. Pe aceasta se pot construi măsuri simple – setarea imprimării față-verso ca standard, limitarea imprimării color sau reducerea numărului de echipamente. Nu sunt investiții mari, ci disciplină. Iar aceasta are, în practică, cel mai mare impact.

Concluzie: imprimarea nu este o problemă de costuri

Imprimarea nu va dispărea din birouri. Dar rolul ei se schimbă. Din activitate automată devine un proces gestionat conștient. Firmele care nu abordează imprimarea nu plătesc pentru hârtie. Plătesc pentru ineficiență. Imprimarea nu este o problemă de costuri. Este o problemă de comportament. Fără măsurare și reguli, nu se va schimba.