Zdieľať

Imprimarea în spațiile de coworking: de ce devine o problemă și cum se simplifică

Zdieľať

Soluții de imprimare în spațiile de coworking

Spațiile de coworking au devenit în ultimii ani o parte obișnuită a vieții profesionale. Sunt utilizate de freelanceri, startup-uri, echipe la distanță și companii care funcționează în regim hibrid. Motivul este simplu. În loc să construiască propriile birouri, obțin un spațiu de lucru, conexiune la internet, săli de ședințe și alte servicii fără investiții inițiale ridicate.

Mediul de lucru partajat aduce însă și propriile provocări. Una dintre ele este un domeniu pe care majoritatea oamenilor începe să-l gestioneze abia când îl necesită cu adevărat – imprimarea.

La prima vedere, pare ceva de la sine înțeles. Deschizi documentul, apeși imprimare și aștepți rezultatul. În practică, însă, o sarcină simplă se poate transforma într-o serie de probleme minore – dispozitivul nu este accesibil în rețea, lipsesc setările necesare sau documentul se tipărește într-un format greșit.

Dacă ați lucrat vreodată într-un spațiu de coworking, probabil că ați trăit o situație similară.

Recomandăm

De ce este imprimarea în coworking mai complicată

Într-o companie obișnuită, angajații au adesea aceleași dispozitive, aceleași setări, iar totul este administrat de departamentul intern de IT.

Coworkingul funcționează altfel.

Lângă dumneavoastră poate sta cineva cu un laptop cu Windows, la câteva mese distanță altcineva folosește un MacBook, iar un altul lucrează exclusiv de pe smartphone sau tabletă. Fiecare dispozitiv comunică cu imprimantele ușor diferit, ceea ce creează premisele unor complicații.

Cele mai frecvente situații sunt:

Imprimanta nu este disponibilă

Uneori dispozitivul pur și simplu nu este vizibil în rețea sau utilizatorul nu se poate conecta corect. În spațiile partajate, complicații pot apărea și din cauza rețelelor separate pentru vizitatori și sistemele interne.

Probleme cu driverele

Nu toată lumea dorește să instaleze software suplimentar sau să modifice setările dispozitivului pentru a tipări un singur contract.

Lipsa consumabilelor

Imprimantele partajate sunt utilizate considerabil mai intens decât dispozitivele din birourile mici. Și tocmai când aveți nevoie să tipăriți ceva important, tonerul sau hârtia se pot termina.

Setări de imprimare incorecte

Aproape toată lumea s-a confruntat cu situația în care documentul s-a tipărit pe o singură față în loc de față-verso sau în orientare greșită. Rezultatul sunt pagini tipărite inutil și nevoia de a relua imprimarea.

Cozi la dispozitive

La centrele de coworking mai mari poate apărea și problema obișnuită că mai multe persoane au nevoie să imprime în același timp. Dacă este disponibil un singur dispozitiv, apar întârzieri care, în cazul documentelor sensibile la timp, pot fi semnificative.

 

sursă: canva

Nu este vorba doar de imprimantă în sine

Mulți operatori rezolvă în mod natural în primul rând dispozitivul în sine – prețul, viteza sau producătorul.

În practică, însă, se dovedește adesea că problema mai mare nu o reprezintă hardware-ul, ci modul de gestionare a imprimării.

Cu câțiva utilizatori, situația poate să nu fie complicată. Dacă însă spațiul este folosit de zeci de companii și persoane fizice, încep să apară întrebări practice:

  • Cine a tipărit câte pagini?
  • Cum se monitorizează costurile?
  • Cum se stabilește o facturare echitabilă?

Nu este vorba doar de hârtie sau toner. O parte semnificativă a costurilor o pot reprezenta suportul tehnic, rezolvarea problemelor, service-ul dispozitivelor sau administrația. Cu un număr mai mare de utilizatori, aceste costuri indirecte pot depăși prețul imprimantei în sine.

Cine plătește de fapt paginile tipărite?

Modul de facturare poate varia semnificativ între spațiile de coworking.

Spațiile mai mici includ adesea un anumit număr de pagini în abonamentul lunar. Centrele mai mari pot factura imprimarea separat, în funcție de numărul de pagini sau tipul documentelor.

Imprimarea color poate costa de mai multe ori mai mult decât cea alb-negru. Dacă utilizați imprimarea în mod regulat, merită să vă informați despre condiții înainte de a începe să o folosiți.

La operatorii mai mari se folosesc din ce în ce mai des sisteme care urmăresc automat utilizarea serviciilor și simplifică facturarea.

Imprimarea de pe propriul dispozitiv devine standard

Majoritatea oamenilor presupune astăzi în mod automat că va aduce propriul laptop sau telefon și că totul va funcționa fără complicații. În cazul imprimării, până nu demult acesta nu era deloc un lucru de la sine înțeles.

Soluția ideală nici nu este observată de utilizator. Vine, se conectează la rețea și tipărește documentul fără să caute drivere sau să contacteze suportul tehnic. Unele platforme de gestionare a imprimării încearcă să simplifice cât mai mult întregul proces.

Pentru utilizatori, asta înseamnă mai puține complicații. Pentru operatori, mai puține solicitări de suport tehnic.

Securitatea nu mai este un subiect secundar

Poate că ați trimis vreodată un document la tipărit și ați alergat la dispozitiv ca să nu-l vadă altcineva. În spațiile de lucru partajate, aceasta nu este o problemă neglijabilă.

Imprimarea securizată funcționează simplu – documentul nu se tipărește imediat după trimitere, ci abia când utilizatorul se identifică cu un cod PIN sau un card. În cazul contractelor, datelor personale sau documentelor interne, acesta poate fi un nivel important de protecție.

Mai puțin deșeu poate însemna costuri mai mici

Spațiile de coworking comunică adesea sustenabilitatea ca unul dintre avantajele lor.

Și în cazul imprimării există loc pentru optimizare. Sistemele moderne pot activa automat imprimarea față-verso, monitoriza consumul sau limita tipăriturile inutile.

Rezultatul nu este doar un consum mai mic de hârtie și tonere. La operatorii mai mari, diferențele pot fi vizibile și în costurile reale.

Concluzie

Imprimarea probabil nu va fi motivul pentru care cineva alege un anumit spațiu de coworking. Poate fi însă motivul pentru care decide să nu se întoarcă.

În coworkingurile mai mici, o imprimantă de rețea simplă poate funcționa fără probleme. Dacă însă spațiul este folosit de zeci de persoane și companii, nu mai contează doar calitatea dispozitivului. La fel de important este și modul în care întregul sistem este proiectat și administrat. Pentru că atunci când imprimarea funcționează corect, majoritatea oamenilor nici nu o observă. Când nu funcționează, o observă imediat.

Blog Ďalšie zaujímavé články
Coș de cumpărături
Coşul de cumpărături nu conţine articole
TonerDepot.ro
Logare
Menu
Setări cookie-uri

Acest site web folosește cookie-uri pentru a îmbunătăți experiența utilizatorului. Prin utilizarea site-ului nostru web, sunteți de acord cu utilizarea tuturor cookie-urilor în conformitate cu politica noastră privind cookie-urile. Citeşte mai mult

Cookie-urile sunt fișiere text mici plasate pe computerul dvs. de site-urile web pe care le vizitați. Site-urile web folosesc cookie-uri pentru a facilita navigarea eficientă și efectuarea anumitor funcții de către utilizatori. Cookie-urile care sunt necesare pentru ca site-ul web să funcționeze corect pot fi setate fără consimțământul dumneavoastră. Toate celelalte cookie-uri trebuie aprobate în browser înainte de a fi setate. Vă puteți modifica oricând consimțământul pentru utilizarea cookie-urilor pe această pagină.