Zdieľať

Închiriere sau achiziție de imprimantă: calcul pe patru ani pentru un birou mic

Zdieľať

Și un birou mic poate avea tipărirea sub control și o poate gestiona eficient. Achiziția are deseori sens la un volum mai mic și la o tipărire preponderent alb-negru. Închirierea sau modelul de servicii merită verificat atunci când firma tipărește regulat mult, folosește culoare sau A3, ori are nevoie de service rapid și de un echipament de rezervă în caz de defecțiune.

Pe scurt: ce merită

Dacă tipăriți puțin și preponderent alb-negru, achiziția este deseori soluția mai simplă și mai ieftină. Plătiți echipamentul, cumpărați consumabile și apelați la service abia atunci când chiar aveți nevoie. La un volum mic, abonamentul lunar pentru închiriere poate crește inutil costul pe pagină efectiv tipărită.

Dacă tipăriți mult, aveți nevoie de tipărire color, de A3 sau nu vreți să vă ocupați de service, piese de schimb și stocuri de tonere, închirierea poate fi mai practică. Nu este întotdeauna cea mai ieftină, dar poate aduce un funcționare mai stabilă și costuri mai previzibile.

Răspunsul scurt sună deci așa: la un volum mai mic, începeți cu o comparație pentru achiziție, iar la un volum mai mare și un risc mai ridicat de întrerupere, cereți și o ofertă de închiriere. În continuare ne vom uita la un calcul mai detaliat: ce să includeți în comparație, ce să verificați în contract și unde greșesc cel mai des firmele mici.

Recomandăm

De ce nu decide prețul imprimantei

Prețul echipamentului este doar o parte a costurilor totale. O imprimantă ieftină poate avea toner scump, un randament mic al cartușelor sau un risc de service mai mare. Un echipament de birou mai scump poate avea, dimpotrivă, un cost pe pagină mai mic, tonere mai mari și o disponibilitate mai bună a pieselor de schimb.

La luarea deciziei, urmăriți mai ales aceste variabile:

  • Volumul lunar de tipărire. Faceți diferența între lunile obișnuite și vârfurile sezoniere.
  • Proporția dintre tipărirea alb-negru și cea color. Pagina color este de obicei semnificativ mai scumpă decât cea alb-negru.
  • Formatul de tipărire. A4 și A3 sunt categorii diferite din punct de vedere operațional.
  • Costul pe pagină. Calculați tonerul sau cerneala, elementele de service și hârtia, dacă vreți să o includeți în comparație.
  • Service și întreținere. La achiziție vă ocupați de ele separat. La închiriere fac deseori parte din contract.
  • Valoarea disponibilității. Dacă o întrerupere a imprimantei oprește facturarea, expedierea sau lucrul cu documentele, garanțiile de service au o valoare mai mare.
  • Cashflow și angajament. Achiziția încarcă bugetul imediat. Închirierea distribuie costurile în plăți lunare, dar de obicei creează un angajament contractual.

 

Ilustrație: AI-generated

Cum să calculați TCO pe patru ani

TCO înseamnă costul total de deținere sau de utilizare. La o imprimantă nu este suficient să comparați prețul echipamentului cu abonamentul lunar. Trebuie comparate toate costurile care apar pe parcursul aceleiași perioade.

Folosiți un model simplu:

  • Achiziție pe patru ani = prețul echipamentului + consumabile + hârtie + service + piese de schimb + costurile estimate ale opririlor.
  • Închiriere pe patru ani = abonamentul lunar × 48 de luni + costul paginilor tipărite + hârtie, dacă nu este inclusă + taxe unice + taxe suplimentare sau contractuale.
  • Costul pe pagină = costurile totale pe perioadă ÷ numărul de pagini tipărite în aceeași perioadă.

Hârtia poate fi omisă într-o comparație simplă, dacă este aceeași la achiziție și la închiriere. Verificați însă întotdeauna dacă este inclusă în închiriere. În majoritatea modelelor de servicii sunt incluse tonerul, service-ul și piesele de schimb, dar hârtia deseori nu.

Scenariu model: achiziția

Achiziția are cel mai mult sens atunci când firma tipărește mai puțin, tipărirea este preponderent alb-negru, iar o defecțiune a echipamentului nu înseamnă o problemă operațională gravă. Un exemplu tipic este un birou mic care tipărește contracte, facturi, documente interne sau materiale pentru clienți.

Avantajul achiziției este controlul. Firma deține echipamentul, nu are abonament lunar și nu este legată de un contract de service. La un volum mai mic, această soluție poate fi mai ieftină, deoarece costurile apar mai ales atunci când se tipărește efectiv sau când este nevoie de service.

Dezavantajul este riscul operațional. Dacă echipamentul se defectează, firma se ocupă singură de reparație. Dacă nu are o imprimantă de rezervă, întreruperea poate încetini munca. La achiziție, nu comparați așadar doar prețul echipamentului și al tonerelor, ci și disponibilitatea service-ului, garanția, prețul cilindrului, prețul pieselor de schimb și disponibilitatea consumabilelor.

Scenariu model: închirierea sau modelul de servicii

Închirierea, leasingul operațional sau serviciul de tipărire gestionat funcționează altfel decât achiziția clasică. Firma plătește de obicei un abonament lunar, prețul pe pagină tipărită sau o combinație a celor două. În preț sunt deseori incluse service-ul, tonerul, piesele de schimb și uneori și un echipament de rezervă în caz de defecțiune.

Principalul avantaj al închirierii nu este doar costul inițial mai mic. Mai important este caracterul previzibil. Firma nu trebuie să țină stocuri de tonere, să gestioneze intervenții de service sau să planifice înlocuirea pieselor. Dacă tipărirea face parte din activitatea zilnică, această siguranță poate avea o valoare mai mare decât simpla diferență de preț a echipamentului.

Dezavantajul este angajamentul și plata fixă. La un volum mic de tipărire, abonamentul lunar poate crește semnificativ costul real pe pagină. Înainte de semnarea contractului trebuie verificate volumul lunar minim, prețul paginilor suplimentare, durata angajamentului, condițiile de încetare și domeniul service-ului.

Când câștigă de obicei achiziția

Achiziția este de obicei mai potrivită atunci când firma are nevoie de o soluție simplă, fără angajament contractual, și tipărește mai degrabă puțin decât mult. Asta nu înseamnă că achiziția este întotdeauna mai ieftină. Înseamnă că la un volum mai mic are costuri fixe mai reduse și o complexitate contractuală mai mică.

Preferați achiziția mai ales în aceste cazuri:

  • tipăriți mai ales alb-negru
  • volumul lunar este mic sau mediu
  • nu aveți nevoie de A3
  • o întrerupere a imprimantei nu provoacă o problemă operațională gravă
  • vă puteți ocupa intern de schimbarea tonerelor și de întreținerea de bază
  • nu vreți un angajament contractual
  • aveți posibilitatea unei rezerve ieftine, de exemplu un al doilea echipament mai mic

La achiziție, urmăriți însă randamentul tonerelor, prețul consumabilelor originale și compatibile, disponibilitatea service-ului și durata reală de viață a echipamentului. O achiziție mai ieftină nu înseamnă neapărat o funcționare mai ieftină.

Când câștigă de obicei închirierea

Închirierea este de obicei mai potrivită atunci când tipărirea este regulată, mai mare ca volum sau importantă din punct de vedere operațional. În acest caz, firma nu plătește doar pentru echipament, ci pentru serviciu, disponibilitate și reducerea riscului de întrerupere.

Verificați închirierea mai ales în aceste cazuri:

  • tipăriți regulat multe pagini
  • folosiți tipărirea color
  • aveți nevoie de A3 sau de o multifuncțională mai performantă
  • nu vreți să vă ocupați de tonere, service și piese de schimb
  • o întrerupere a tipăririi ar opri o parte din activitate
  • aveți nevoie de costuri lunare previzibile
  • vreți o reînnoire periodică a echipamentului
  • echipamentul este folosit de mai multe persoane sau puncte de lucru

Închirierea nu este însă automat mai avantajoasă. La un volum mic se poate scumpi, deoarece plătiți abonamentul lunar fix chiar și atunci când tipăriți puțin. De aceea, comparați întotdeauna numărul real de pagini și întreaga perioadă a contractului.

Trei profiluri de birou mic

Un birou de contabilitate, avocatură sau administrativ tipărește deseori mai ales documente alb-negru. Dacă volumul este stabil și nu prea mare, achiziția unei multifuncționale A4 alb-negru poate fi cea mai simplă soluție. Important este să alegeți un model cu un preț rezonabil al tonerelor și cu service disponibil.

Un studio de marketing, vânzări sau design are alt profil. Dacă tipărește regulat prezentări color, proiecte, materiale pentru clienți sau are nevoie de A3, închirierea poate avea mai mult sens. Tipărirea color și service-ul echipamentelor mai performante sunt de obicei mai scumpe, de aceea merită să comparați costul pe pagină cu service-ul inclus în contract.

Un magazin online, un depozit sau o activitate cu tipărire de etichete și facturi se ocupă mai ales de disponibilitate. Dacă imprimanta se defectează în sezon, asta poate încetini expedierea. La un volum mic și stabil poate fi suficientă achiziția și un echipament de rezervă ieftin. La un volum mai mare sau fluctuant, închirierea cu service garantat poate reduce riscul operațional.

Ce să cereți de la furnizor

Cea mai frecventă greșeală la compararea ofertelor este că firma compară lucruri care nu pot fi comparate. O ofertă conține doar echipamentul, alta și service-ul, tonerul și piesele de schimb. Înainte de decizie, cereți așadar aceleași date de la toți furnizorii.

Verificați mai ales:

  • prețul echipamentului la achiziție
  • abonamentul lunar la închiriere
  • prețul paginii alb-negru
  • prețul paginii color
  • volumul lunar minim
  • prețul paginilor suplimentare
  • dacă este inclus tonerul sau cerneala
  • dacă sunt incluse cilindrul și alte piese de schimb
  • dacă este inclusă intervenția de service
  • dacă este inclusă hârtia
  • timpul de reacție al service-ului
  • condițiile pentru echipamentul de rezervă
  • durata angajamentului
  • condițiile de încetare anticipată
  • proprietatea asupra echipamentului după încheierea contractului
  • taxele unice pentru instalare, transport sau configurare

Abia apoi comparați prețul. O plată lunară mai mică poate fi dezavantajoasă dacă include taxe ridicate pentru paginile suplimentare sau condiții de service mai slabe.

Întrebări frecvente

  • Ce volum de tipărire mai merită cumpărat? La un volum mic și o tipărire preponderent alb-negru, achiziția este deseori mai rezonabilă. Limita exactă depinde de prețul tonerelor, prețul închirierii, proporția tipăririi color și valoarea service-ului.
  • Tonerul este întotdeauna inclus la închiriere? Nu întotdeauna. În multe modele de servicii sunt incluse tonerul, service-ul și piesele de schimb, dar trebuie verificat în contract. Hârtia este deseori în afara prețului.
  • Închirierea este mai ieftină decât achiziția? Nu automat. Închirierea poate fi avantajoasă la un volum mai mare, la culoare, A3 sau nevoie de service. La un volum mic poate fi mai scumpă, deoarece plătiți un abonament fix.
  • Ce este mai important: prețul echipamentului sau costul pe pagină? Pe o perioadă mai lungă este de obicei mai important costul pe pagină. Diferența de preț de achiziție a echipamentului se poate pierde la un volum mai mare în costurile cu consumabilele.
  • Merită cumpărată o imprimantă recondiționată? Poate merita la un volum mic și un risc de service rezonabil. Trebuie însă verificate garanția, starea cilindrului, disponibilitatea tonerelor și prețul pieselor de schimb.
  • Are sens să aveți o imprimantă de rezervă? La o firmă mică, deseori da. Un echipament de rezervă ieftin poate fi o protecție mai simplă împotriva întreruperii decât un contract de service scump, mai ales dacă tipărirea nu este critică pentru activitatea zilnică.

Concluzie

Decizia dintre achiziție și închiriere nu se hotărăște pe prețul echipamentului, ci pe volumul de tipărire, proporția culorii, costul pe pagină și valoarea service-ului. Achiziția este de obicei potrivită la un volum mai mic, o tipărire alb-negru mai simplă și un risc de întrerupere scăzut. Închirierea are sens atunci când firma are nevoie de costuri previzibile, de siguranța service-ului, de tipărire color sau A3 și nu vrea să se ocupe singură de funcționarea echipamentului.

Procedura cea mai practică este simplă: numărați paginile din ultimele luni, împărțiți-le în alb-negru și color, cereți oferte comparabile și recalculați-le pe patru ani. Comparați TCO, nu doar rata lunară sau prețul imprimantei.


Notă metodologică privind prețurile

Prețurile imprimantelor, tonerelor, contractelor de service și ale închirierilor diferă în funcție de țară, vânzător, model, monedă, durata contractului și volumul de tipărire. De aceea, acest articol nu lucrează cu un preț local, ci cu un cadru de decizie. La o decizie reală, cereți întotdeauna o ofertă concretă pentru volumul dvs. de tipărire și comparați-o cu costurile de achiziție a echipamentului, consumabile și service.

Blog Ďalšie zaujímavé články
Coș de cumpărături
Coşul de cumpărături nu conţine articole
TonerDepot.ro
Logare
Menu