Organizarea și arhivarea documentelor nu se numără printre activitățile preferate din birou, însă este esențială pentru orice co

Organizarea și arhivarea documentelor nu se numără printre activitățile preferate din birou, însă este importantă pentru fiecare firmă. Dacă primim o astfel de sarcină, de cele mai multe ori nici nu știm cum să arhivăm documentele corect și eficient. Este important să ne rezervăm timp pentru această activitate, dacă este posibil, și să nu o facem în paralel cu alte sarcini. Să ne concentrăm pe deplin și să ne stabilim o anumită ordine în modul în care vom aborda arhivarea.

Arhivarea este astăzi o necesitate pentru orice afacere. Indiferent dacă ați început recent o activitate sau sunteți o companie deja stabilită, în firmă se acumulează o cantitate mare de hârtie. De la diverse chitanțe și documente neactuale, până la contracte juridice și acte importante.

De multe ori este necesar să păstrăm la fel de multă hârtie pe cât trebuie eliminată. Sortarea acestora și organizarea corespunzătoare a documentelor poate fi esențială pentru viitorul afacerii dumneavoastră. Pierderea unor documente importante poate avea ulterior consecințe juridice grave.

Odată ce vă apucați de arhivare, există o procedură simplă pe care o puteți urma pentru a gestiona această sarcină cu succes. Cu ajutorul unor pași simpli, puteți arhiva ca un profesionist.

Recomandăm

Cutie de arhivă, A4, 80 mm, carton, VICTORIA OFFICE, albă

Fabricat din carton triplu (marcaj: 321 B) Potrivit pentru depozitarea documentelor în format A4 Arhivare rapidă și economică posibilă atunci când este desfăcut Cotor: 8 cm Deschidere pentru scoatere în cutie: 20 buc Marcă: VICTORIA OFFICE Producător: Corwell Kft Adresă: Dunakeszi 2120, Pallag utca 37. Ungaria Web: https://victoriaoffice.eu/ Email: [email protected]

5,83 Lei cu TVA 4,82 Lei fără TVA

În stoc

1+ buc

− +

În coș

Cutie de arhivă Esselte 100mm alb/roșu

Cutie de arhivare din carton reciclat in culoarea proaspata VIVIDA pentru arhivarea documentelor pana in format A4 cu deschidere pentru manipulare usoara. Imprimarea prealabilă a descrierii pe fețele lungi și scurte permite depozitarea atât în poziție orizontală, cât și în poziție verticală. Cutia poate fi folosită singură sau în combinație cu cutii de arhivă. Pachet mai mare de 25 buc. Spate: 100 mm Dimensiuni (l x a x a): 100 x 352 x 250 mm Culoare: alb/rosu

10,90 Lei cu TVA 9,01 Lei fără TVA

În stoc

100+ buc

− +

În coș

Promoţie

Cutie de arhivă Fellowes BANKERS BOX 105mm gri/alb

Element de bază pentru arhivarea documentelor în format A4. Cutie cu scris pe spate și capac. Latime spate 105 mm. Dimensiuni (L × H × D) 105 × 260 × 325 mm. Livrat dezasamblat. Pachet mai mare de 20 buc. Culoare gri/alb. Dimensiuni in cm: 10,5x26x32,5 Culoare: gri/alb

9,87 Lei 7,44 Lei cu TVA 6,15 Lei fără TVA

În stoc

5+ buc

− +

În coș

Promoţie

Arhiva revistelor Herlitz Economy alb mat

Cutie de carton pentru depozitarea revistelor.Latime spate 7 cm. Pachet mai mare de 50 buc. Spate: 7 cm Culoare: alb mat

6,74 Lei 5,07 Lei cu TVA 4,19 Lei fără TVA

În stoc

5+ buc

− +

În coș

Cutie de arhivă orizontală Esselte albă/roșie 330x80x260 mm

Cutie cu deschidere din partea mai lată pentru umplere mai ușoară cu documente cu posibilitatea de depozitare atât în poziție orizontală cât și verticală. Pachet mai mare de 25 buc. Dimensiuni (l x a x a): 330 x 80 x 260 mm Culoare: alb/rosu

12,44 Lei cu TVA 10,28 Lei fără TVA

În stoc

100+ buc

− +

În coș

Cutie de arhivă, A4, 100 mm, carton reciclat, ESSELTE „Eco”, maro

Produsele „Eco” oferă o soluție economică și ecologică într-un carton 100% reciclat (85% din deșeuri municipale) și 100% reciclabil, de culoare maro, cu certificat FSC®. Dimensiuni: 100x327x233 mm. Marcă: ESSELTE. Producător: Esselte Kft. Adresă: 1139 Budapesta, Lomb u. 37-39. A ép. II. 8., Ungaria. Web: https://www.accobrands.com/brands/ Email: [email protected]

7,44 Lei cu TVA 6,15 Lei fără TVA

În stoc

1+ buc

− +

În coș

Cutie de arhivă Esselte Speedbox cu capac articulat 80 mm alb/roșu

Caseta de arhivare orizontală din sistemul de arhivare Speedbox. Deschiderea larga asigura introducerea mai usoara a documentelor. Potrivit pentru documente în format A4. Dimensiune ideala pentru arhivare in rafturi, conceputa pentru arhivare verticala si orizontala. Fabricat din carton ondulat 100% reciclat. Dimensiuni: 80 x 250 x 350 mm. Pachet mai mare de 25 buc.

14,56 Lei cu TVA 12,03 Lei fără TVA

În stoc

1+ buc

− +

În coș

Promoţie

Arhiva revistei Herlitz Economy, neagră

Cutie de carton pentru depozitarea revistelor. Latime spate 7 cm. Pachet mai mare de 50 buc. Spate: 7 cm Culoarea neagra

6,74 Lei 5,07 Lei cu TVA 4,19 Lei fără TVA

În stoc

1+ buc

− +

În coș

Promoţie

Arhiva revistelor DONAU 100mm albastră

Suport pliabil stabil din carton cu trei straturi cu certificat FSC® (lemnul pentru producerea acestuia provine din păduri gestionate durabil) pentru arhivarea revistelor, cataloagelor etc. până la format A4. Latime spate 100 mm, deschidere pentru manipulare usoara, pretiparire pentru descriere. Poate fi folosit singur sau în combinație cu casete de arhivă. Pachet mai mare de 10 buc. Latime spate: 100 mm Culoarea albastra

6,22 Lei 4,68 Lei cu TVA 3,87 Lei fără TVA

În stoc

100+ buc

− +

În coș

Promoţie

Cutie de arhivă cu capac detașabil DONAU maro 545×363×317 mm

Cutie de arhivă din carton cu trei straturi de 490 g cu certificat FSC® (lemnul pentru producția sa provine din păduri gestionate durabil), fără acid (pH 7,5). Potrivit pentru stocarea și arhivarea cutiilor de arhivă. Rapid și ușor de pliat. Orificii laterale pentru transport, preimprimate pentru descriere pe laterale. Livrat dezasamblat. Pachet mai mare de 5 buc. Dimensiuni: 545 × 363 × 317 mm. Capacitate: 6 cutii de arhivă cu lățimea spate de 8 cm, 5 cutii de arhivă cu lățimea spate de 10 cm, 4 cutii de arhivă cu lățimea spate de 12 cm, 2 cutii de arhivă cu lățimea spate de 15,5 cm + 1 cutie de arhivă cu o latime spate de 20 cm sau 2 cutii de arhiva cu latimea spate de 20 cm + 1 cutie de arhiva cu latimea spate de 10 cm. Capacitate de încărcare până la 13 kg. Culoarea maro

41,68 Lei 30,98 Lei cu TVA 25,60 Lei fără TVA

În stoc

1+ buc

− +

În coș

Cutie de arhivă, A4, 80 mm, carton, ESSELTE "Boxycolor", albastră

Calitatea înaltă a cutiilor de dosar Esselte este apreciată de clienți de peste 25 de ani. În fiecare an, tone de documente sunt arhivate în aceste cutii din toate sectoarele. Marcă: ESSELTE Producător: Esselte Kft. Adresă: 1139 Budapesta, Lomb u. 37-39. A ép. II. 8., Ungaria Web: https://www.accobrands.com/brands/ E-mail: [email protected]

9,37 Lei cu TVA 7,74 Lei fără TVA

În stoc

1+ buc

− +

În coș

Cutie de arhivă, A4, 100 mm, carton, ESSELTE "Boxycolor", albastră

Soluție ideală pentru arhivarea documentelor selectate din dosar, lățime pieptene 100 mm, pentru format A4 Marcă: ESSELTE Producător: Esselte Kft. Adresă: 1139 Budapesta, Lomb u. 37-39. A ép. II. 8., Ungaria Web: https://www.accobrands.com/brands/ Email: [email protected]

9,37 Lei cu TVA 7,74 Lei fără TVA

În stoc

5+ buc

− +

În coș

Cutie de arhivă, A4, 100 mm, carton, ESSELTE "Boxycolor", roșie

Soluție ideală pentru arhivarea documentelor selectate din dosar, lățime pieptene 100 mm, pentru format A4 Marcă: ESSELTE Producător: Esselte Kft. Adresă: 1139 Budapesta, Lomb u. 37-39. A ép. II. 8., Ungaria Web: https://www.accobrands.com/brands/ Email: [email protected]

9,37 Lei cu TVA 7,74 Lei fără TVA

În stoc

1+ buc

− +

În coș

Cutie de arhivă, A4, 100 mm, carton, VICTORIA OFFICE, albă

Fabricat din carton triplu (marcaj: 321 B) potrivit pentru depozitarea documentelor în format A4, posibilitate de etichetare, arhivare rapidă și economică atunci când este desfăcut, cotor: 10 cm, deschidere pentru extragere 260x100x320mm, într-o cutie: 20 buc. Marcă: VICTORIA OFFICE Producător: Corwell Kft Adresă: 2120 Dunakeszi, Pallag utca 37. Ungaria Web: https://victoriaoffice.eu/ Email: [email protected]

6,22 Lei cu TVA 5,14 Lei fără TVA

În stoc

5+ buc

− +

În coș

Cutie de arhivă, A4, 100 mm, carton, ESSELTE "Boxycolor", galben

Soluție ideală pentru arhivarea documentelor selectate din dosar, lățime pieptene 100 mm, pentru format A4 Marcă: ESSELTE Producător: Esselte Kft. Adresă: 1139 Budapesta, Lomb u. 37-39. A ép. II. 8., Ungaria Web: https://www.accobrands.com/brands/ Email: [email protected]

9,62 Lei cu TVA 7,95 Lei fără TVA

În stoc

1+ buc

− +

În coș

Cutie de arhivă, A4, 100 mm, carton, ESSELTE "Boxycolor", verde

Soluție ideală pentru arhivarea documentelor selectate din dosar, lățime pieptene 100 mm, pentru format A4 Marcă: ESSELTE Producător: Esselte Kft. Adresă: 1139 Budapesta, Lomb u. 37-39. A ép. II. 8., Ungaria Web: https://www.accobrands.com/brands/ Email: [email protected]

9,37 Lei cu TVA 7,74 Lei fără TVA

În stoc

1+ buc

− +

În coș

Audit și sortare

Pentru a organiza corect documentele, trebuie mai întâi să știți cu ce aveți de-a face. Asta înseamnă să efectuați un audit complet al tuturor documentelor actuale și să decideți ce trebuie păstrat și ce poate fi eliminat. Tot ceea ce trebuie păstrat intră în categoria documentelor pentru care va trebui să alegeți cea mai bună metodă de stocare.

Sortați-le în funcție de tipul documentului și de frecvența cu care veți avea nevoie de el. Scopul auditului și sortării este să vă rămână documentele care pot fi scanate și digitalizate și cele care trebuie păstrate în format fizic. Unele trebuie arhivate pentru acces pe termen lung, dar ocazional.

Faceți acest prim pas cu atenție și economisiți spațiu și bani de depozitare eliminând tot ce nu este absolut necesar. Fiecare tip de document are un termen recomandat de păstrare. Sortați-le nu doar pe categorii, ci și în funcție de durata legală de arhivare.

Curățare și eliminare

După audit, este posibil să aveți o grămadă considerabilă de hârtie de care vă puteți debarasa complet. Acordați-vă timp și verificați totul încă o dată. După o dublă verificare că fiecare document și-a depășit termenul legal și recomandat de păstrare, puteți începe eliminarea acestora folosind metode sigure.

Dacă eliminați documentele pe cont propriu, veți avea nevoie de un distrugător de documente adecvat. De multe ori este mai simplu să apelați la o firmă specializată în distrugerea sigură a documentelor sensibile și reciclare.

Sortare și alegerea metodei de arhivare

Toate documentele care trebuie păstrate trebuie sortate în funcție de metoda de arhivare cea mai potrivită. Nu uitați să notați categoria și durata de păstrare a fiecărui document, pentru a-l găsi mai ușor în viitor. Documentele pot fi arhivate în două moduri.

Digitalizare

Documentele la care veți accesa frecvent sau pe care trebuie să le păstrați permanent ar trebui digitalizate. Scanați-le și creați o bază de date digitală cu copii de rezervă.

Arhivarea documentelor în bibliorafturi și depozitarea în cutii

După digitalizare, vă rămân documentele care trebuie păstrate în format fizic. Pentru depozitarea lor veți avea nevoie de cutii rezistente și durabile, care să le ofere protecție pe termen lung. Cutii slabe sau supraîncărcate cu documente grele sunt mai predispuse la deteriorare în timp.

Astăzi există pe piață cutii de arhivare de calitate, cu formă și dimensiuni adecvate pentru depozitarea documentelor fără supraaglomerare. Cutiile și boxurile de arhivare sunt instrumente ideale pentru păstrare și organizare. Nu uitați să etichetați toate bibliorafturile, cutiile sau boxurile pe care le folosiți, cu cât mai multe informații despre conținut, pentru a facilita accesul ulterior.

Organizare eficientă

Dacă doriți să duceți arhivarea la un nivel superior și să economisiți timp și energie în viitor, luați în considerare o organizare cât mai eficientă. Puteți crea un sistem de gestionare a fișierelor cu o bază de date, atribuind fiecărui document un număr sau un cod de bare și fiecărui loc de depozitare un identificator unic.

Puteți grupa documente similare și crea astfel o bibliotecă clar structurată.
Veți obține o bază de date care vă permite să găsiți și să localizați documentele mult mai rapid și mai ușor, precum și o inventariere completă a tuturor documentelor și a datelor lor viitoare de eliminare, pentru a gestiona mai bine arhivarea pe termen lung. Cu cât investiți mai mult timp în organizarea documentelor arhivate, cu atât mai mult timp veți economisi în viitor.

Depozitarea cutiilor de arhivă în funcție de durata de păstrare și etichetarea corectă

Ultimul pas în finalizarea arhivării este depozitarea în spațiul de stocare. Pentru forma digitală puteți utiliza discuri de mare capacitate sau soluții cloud sigure. Nu uitați de backup și de securitatea datelor digitale. Pentru documentele fizice, deja organizate în cutii de arhivare, aveți nevoie de un spațiu adecvat.

Acesta ar trebui să aibă o rezervă pentru viitor, deoarece documentele se vor acumula. Dacă aveți o încăpere dedicată sau o parte dintr-o încăpere cu rafturi, etichetați-le clar. Ideal este ca documentele să fie depozitate într-un loc practic, aproape de birouri, pentru acces rapid. Totuși, ar trebui să fie plasate într-un loc sigur, în afara spațiului de lucru. Depozitarea în afara biroului înseamnă că documentele vor fi în siguranță în cazul unor incidente la sediu.

Acces și securitate

La final, verificați modul în care puteți accesa documentele arhivate. Un sistem organizat, cu cutii clar etichetate, este esențial pentru accesibilitate. Este important ca documentele să fie accesibile și fizic. Indiferent unde le depozitați, asigurați-vă că există suficient spațiu pentru deplasare și manipulare. Țineți cont și de înălțime, pentru a evita depozitarea cutiilor prea sus, suprapunerea excesivă sau blocarea accesului cu alte materiale. Accesul facil și siguranța la manipulare sunt la fel de importante ca arhivarea în sine. Documentele sensibile trebuie securizate cu lacăt sau sistem cu cod de acces. Puteți folosi și cutii metalice cu închidere.

În final

Legea impune obligația de a arhiva și păstra documentele și înregistrările contabile în format digital sau pe hârtie, pentru a putea fi prezentate autorităților statului, dar și în alte scopuri. De aceea, studiați întotdeauna cu atenție versiunea actualizată a legislației.